Coverstory Meat&Co: de samenwerking tussen Aarnink Vleeswaren en Twaka

‘Traceerbaarheid is key’

Aarnink Vleeswaren maakte voorheen gebruik van een ander ERP-systeem. Toen de productie werd gecentraliseerd in Lochem, ontstond de wens vanuit de vleeswarenproducent om over te stappen op een moderner systeem. De keuze viel op het softwaresysteem van Twaka Food Software. “Door de servicegerichtheid van Aarnink hanteren ze een extensief artikelbestand, waarvan het maken en beheren van recepturen in het oude ERP-systeem niet goed ondersteund werd. Alle recepturen en de bijbehorende werkwijze moesten daarom volledig gedigitaliseerd worden. In samenspraak met Ton en Bart Aarnink, Francis Kruiswijk en de kwaliteitsdienst hebben we dit zeer zorgvuldig aangepakt,” zegt Van den Bos.

Het doel was om het complete traject – van ontvangst van grondstoffen tot orderpicken en levering – te digitaliseren. In de voedingsmiddelindustrie, en zeker in de vleessector, is traceerbaarheid cruciaal. Niet alleen om te voldoen aan wet- en regelgeving, maar ook omdat klanten, zoals retailers en groothandels, dit steeds vaker als harde eis stellen. Van den Bos legt uit: “Dankzij onze software kan van elk product dat op voorraad ligt, of al bij een klant ligt exact achterhaald worden wanneer deze geproduceerd is, welke grondstoffen en hulpstoffen deze bevat, met de correcte batchinformatie. Bij eventuele recalls is alles hierdoor dus perfect geregeld.” De digitalisering van het productie- en verpakkingsproces brengt ook operationele voordelen met zich mee. “Elke registratie kost tijd, maar levert extra controle in het proces op”, weet Van den Bos. Hij benadrukt dat het niet mogelijk is om de verkeerde ingrediënten aan je recept toe te voegen, dankzij de scancontroles. “Wel laat het systeem instelbare vrijheden toe voor het gebruik van alternatieve artikelen en acceptabele bandbreedtes in de wegingen. Door simpel kleurgebruik (groen, oranje, rood) kan je makkelijk tot aan de grenzen gaan, waarmee je verspilling voorkomt en toch kwaliteit waarborgt.”

Op eindklantniveau

Twaka ontzorgt klanten door het uitleveren op eindklantniveau mogelijk te maken. Via EDI-koppelingen wisselt het softwaresysteem van Aarnink Vleeswaren automatisch orders uit met de software van grossiers en groothandels.

“Aarnink ontvangt actuele klantlijsten en zet de bestelde producten op crossdock-niveau klaar per eindklant. Hierdoor hoeft de groothandel na levering minder handelingen te verrichten, terwijl de orderpickers bij Aarnink geen de gebruiksvriendelijkheid. En hetzelfde geldt voor Francis, die het project geleid heeft aan de kant van Aarnink”, vertelt Bart Aarnink. “Ook kregen onze medewerkers de ruimte om input te geven, waarmee Twaka vervolgens aan de slag ging. De kleurcodering die in het systeem is toegepast, komt uit onze eigen koker. Als je overstapt van softwaresysteem, dan is het wel zo handig als je draagvlak hebt. Onze orderpickers waren snel om. Die ervaarden direct de voordelen en zijn erg positief over het systeem.”

Elke stap in het productieproces wordt geregistreerd. “Hierdoor kunnen we precies monitoren waar we wat winnen en waar we wat verliezen. Onze inkoop en voorraadbeheer, en dus onze kosten, kunnen hierdoor worden extra werkzaamheden hoeven uit te voeren om dit te realiseren. Dit versterkt de samenwerking in de keten.”

Aarnink stuurt volledig op voorraadstand met een forecast voor de verkoop. Door realtime inzicht in voorraden, kan wekelijks een planning gemaakt worden en dagelijks flexibel bijgestuurd worden. In het systeem is altijd te vinden in welke cel producten of grondstoffen zijn opgeslagen, wat de gemiddelde productie of verkoop per week is en of een extra order direct uitvoerbaar is of juist bijbestelling vereist. Deze data wordt in de database van Aarnink opgeslagen. De software is flexibel inzetbaar: klanten kunnen kiezen voor een cloud- of on-premise-oplossing met lokale servers. “Wij verzorgen vanuit Twaka de back-ups, cybersecurity en service altijd op maat.”

Flexibiliteit en service

De software verhoogt de efficiëntie, minimaliseert fouten en draagt bij aan de productkwaliteit. Wat volgens Aarnink de doorslag gaf om voor de ERP oplossingen van Twaka te kiezen, was het feit dat het personeel op de werkvloer gekend werd in de mogelijkheden. “Bij de vorige softwareleverancier voelden we ons een nummer. Twaka koos juist voor een meer persoonlijke aanpak. We zijn eerst bij een andere klant wezen kijken en daarna is ons personeel bevraagd over wat zij nodig hebben om hun werk optimaal te kunnen doen. Zij moeten er tenslotte mee werken. Onze medewerkers waren direct heel positief over de gebruiksvriendelijkheid. En hetzelfde geldt voor Francis, die het project geleid heeft aan de kant van Aarnink”, vertelt Bart Aarnink. “Ook kregen onze medewerkers de ruimte om input te geven, waarmee Twaka vervolgens aan de slag ging. De kleurcodering die in het systeem is toegepast, komt uit onze eigen koker. Als je overstapt van softwaresysteem, dan is het wel zo handig als je draagvlak hebt. Onze orderpickers waren snel om. Die ervaarden direct de voordelen en zijn erg positief over het systeem.”

Elke stap in het productieproces wordt geregistreerd. “Hierdoor kunnen we precies monitoren waar we wat winnen en waar we wat verliezen. Onze inkoop en voorraadbeheer, en dus onze kosten, kunnen hierdoor worden geoptimaliseerd. Wat ons verder aan spreekt aan Twaka, is het principe van niet lullen maar poetsen. Dat zit zowel bij DGS als bij ons in het DNA. Bij Aarnink zijn we ook altijd bezig met verdere automatisering en robotisering van onze productie- en verpakkingsprocessen. Ook daarin trekken we richting de toekomst verderop met de DGS Groep.”

Gebruiksvriendelijk en functioneel

Van den Bos besluit: “Wij voorzien al onze klanten van een gebruiksvriendelijk en functioneel systeem dat aansluit op de praktijk. We denken actief mee over procesoptimalisatie.

Hoe wordt het nu gedaan? En hoe zou het idealiter ingericht moeten worden? Dat zijn de vragen waarmee wij samen met de klant aan de slag gaan. Van inkoopplanning en voorraadbeheer tot kostprijsanalyses, slimme koppelingen en nauwkeurige logistieke planning – elke processtap binnen Aarnink Vleeswaren wordt door onze software inzichtelijk gemaakt en gemonitord.”

“Ons werk stopt niet bij de oplevering. Ook daarna blijven we samen verbeteren, bijsturen en optimaliseren. Zo helpen we foodproducenten hun operatie zo effectief en efficiënt mogelijk te maken, processen te stroomlijnen en kwaliteit continu te waarborgen.”